Cel szkolenia:
Podniesienie efektywności pracy pracowników poprzez rozwinięcie umiejętności identyfikacji strat czasu, wdrażania standardów pracy, zarządzania energią i koncentracją oraz utrwalania nowych nawyków wspierających produktywność. rozwój kompetencji pracowników w zakresie efektywnego wykorzystania czasu i energii, wdrożenie i utrwalenie standardów pracy wspierających produktywność, poprawa organizacji pracy własnej, zwiększenie efektywności zespołowej w ramach skróconego czasu pracy.
Cele szczegółowe:
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili:
1. Diagnozować straty czasu i nieefektywności (Moduł 1 – Audyt Czasu i Strata)
- rozpoznawać i eliminować typowe rodzaje marnotrawstwa (Muda) w środowisku biurowym,
- stosować zasadę Pareto (80/20) do identyfikacji działań o największej wartości,
- analizować procesy pracy pod kątem usprawnień i ograniczania zbędnych czynności.
2. Tworzyć standardy pracy i organizować zadania według wartości (Moduł 2 – Standardy Pracy i Czas na Wartość)
- opracowywać proste i wizualne standardy pracy dla powtarzalnych czynności,
- stosować zasadę „rób jedno, rób to dobrze” poprzez grupowanie podobnych zadań,
- priorytetyzować zadania z użyciem Matrycy Eisenhowera i eliminować „pożeracze czasu”.
3. Zarządzać energią i rytmem pracy zamiast samym czasem (Moduł 3 – Zarządzanie Energią, nie Czasem)
- rozumieć różnicę między zarządzaniem czasem a zarządzaniem energią,
- planować pracę w zgodzie z naturalnymi cyklami koncentracji (cykle ultradiarne),
- stosować techniki relaksacji i mikroprzerw (mindfulness) w celu redukcji przeciążenia.
4. Budować środowisko sprzyjające pracy głębokiej (Moduł 4 – Fundament Pracy Głębokiej)
- odróżniać pracę głęboką od płytkiej i rozumieć jej wpływ na efektywność,
- planować bloki pracy głębokiej w kalendarzu i ograniczać rozproszenia,
- stosować regułę czterech palników do zachowania równowagi między sferami życia.
5. Utrwalać dobre praktyki i systemy efektywności (Moduł 5 – Systemy Utrwalania Zmiany)
- korzystać z narzędzi wizualnych (Kanban, T-Card, checklisty) w codziennej organizacji pracy,
- wykorzystywać technikę Pomodoro i planowanie „Złotej Trójki” w praktyce,
- dobierać cyfrowe narzędzia wspierające koncentrację i produktywność.
Efekty końcowe:
Uczestnicy szkolenia:
- zwiększą świadomość swoich nawyków pracy i źródeł strat czasu oraz w zakresie efektywnego zarządzania czasem i energią,
- wypracują indywidualne strategie efektywnego planowania dnia oraz nabędą praktycznych narzędzi do planowania i organizacji pracy,
- nauczą się wykorzystywać zasady Lean Office i pracy głębokiej w praktyce,
- wdrożą systemy samodyscypliny i narzędzia wspierające trwałą zmianę i wypracują indywidualne i zespołowe standardy pracy,
poprawią swoją koncentrację i efektywność w modelu skróconego czasu pracy.
Program szkolenia:
| MODUŁ 1: Audyt Czasu i Strata (Muda) | 1. Wstęp do Lean w kontekście biura (Office Lean): Identyfikacja 7+1 strat (Muda), ze szczególnym uwzględnieniem Biura (np. Oczekiwanie, Wady, Nadmierne Przetwarzanie). 2. Mapa marnotrawstwa: Analiza przykładów z pracy (np. z migawek: ręczne wpisywanie, szukanie informacji). 3. Zasada Pareto (80/20): Jakie 20% zadań generuje 80% wartości? | Teoria, Case Study (analiza strat na przykładach), Dyskusja w małych grupach |
| MODUŁ 2: Standardy Pracy i Czas na Wartość | 1. Standardy pracy (Standard Work): Tworzenie prostych, wizualnych instrukcji dla rutynowych, powtarzalnych czynności (np. proces składania oferty, obiegu dokumentów). 2. Batching (Grupowanie) zadań: Zasada „rób jedno, rób to dobrze”. Grupowanie e-maili, telefonów, wprowadzania danych. 3. Matryca Eisenhowera: Priorytetyzacja (Pilne/Ważne) – jak identyfikować i eliminować „Pilne i Nieważne” pożeracze czasu. | Warsztat (tworzenie standardu dla wybranej rutyny), Ćwiczenie w grupach |
| MODUŁ 3: Zarządzanie Energią, nie Czasem | 1. Czas a Energia: Wprowadzenie koncepcji zarządzania energią życiową (fizyczną, emocjonalną, mentalną). 2. Cykle Ultradiarne (cykl 90-minutowy): Wykorzystanie naturalnego rytmu koncentracji. Planowanie przerw. 3. Zarządzanie Przeciążeniem (Muri): Techniki relaksacji mentalnej i mikroprzerw (Mindfulness). | Wykład interaktywny, Krótkie ćwiczenie oddechowe/relaksacyjne, |
| MODUŁ 4: Fundament Pracy Głębokiej (Deep Work) | 1. Wprowadzenie do Pracy Głębokiej (Cal Newport): Definicja, dlaczego jest kluczowa dla złożonych zadań. 2. Praca Płytka (Shallow Work): Identyfikacja codziennych „rozpraszaczy” (e-mail, media społecznościowe, wielozadaniowość). 3. Techniki Pracy Głębokiej: a) Kalendarz Głębokiej Pracy: Blokowanie czasu na pracę głęboką. b) Reguła Czterech Palników: Balans między pracą, rodziną, zdrowiem i przyjaciółmi. | Wykład, Indywidualne ćwiczenie blokowania kalendarza, Studium przypadku |
| MODUŁ 5: Systemy Utrwalania Zmiany | 1. Systemy Zewnętrzne: Użycie VM w kontekście biurowym (tablice T-Card, Kanban dla zadań, listy kontrolne). 2. Technika Pomodoro: Praktyczne zastosowanie cykli koncentracji i przerw. 3. Planowanie następnego dnia (Next Day Planning): Tworzenie „Złotej Trójki” (trzech najważniejszych zadań o najwyższej wartości na kolejny dzień). 4. Narzędzia cyfrowe: Szybki przegląd narzędzi wspierających koncentrację (np. blokery stron, aplikacje Pomodoro). | Warsztat (praktyczne ćwiczenie Pomodoro), Indywidualne tworzenie Planu „Złotej Trójki”, Wymiana doświadczeń |