Program szkolenia:
- Faktura ustrukturyzowana oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF)
• Cel wprowadzenia obligatoryjnego KSeF oraz ogólne założenia
• Co to jest KSeF oraz faktura ustrukturyzowana (e-faktura)?
• Na czym polega zmiana w zasadach wystawiania faktur?
• Okresy przejściowe – do kiedy należy wdrożyć KSeF?
• W jakich przypadkach podmioty zwolnione z VAT nie muszą stosować KSeF?
• Zasady wystawianie faktur ustrukturyzowanych
- Systemy komercyjne (F/K)
- Aplikacje podatnika
• Numer referencyjny nadawany przez KSeF (nr KSeF faktury)
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Funkcjonalności KSeF
• KSeF jako centralny rejestr faktur
- Dostęp do KSeF – modele i uprawnienia
• Zgłoszenie ZAW-FA
• Pieczęć kwalifikowana
• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień w tym do wysyłki i odbioru faktur.
• Szczególny tryb nadawania uprawnień w grupach VAT oraz jednostkach samorządu terytorialnego
• Nadawanie identyfikatora wewnętrznego (ID WEW)
• Uwierzytelnienie faktury
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkonta dla jednostek wewnętrznych
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Funkcje pracowników w procesie stosowania KSeF - Metody uwierzytelniania
• Kontekst logowania
• Podpis kwalifikowany
• Profil zaufany
• Pieczęć kwalifikowana
• Certyfikat KSeF
• Token - Nadawanie uprawnień w KSeF
• Zasady nadawania i odwoływania uprawnień
• Uprawnienia administratora
• Uprawnienia robocze (wystawianie faktur, przeglądanie faktur itd.)
• Nadawanie uprawnień podmiotom zewnętrznym np. biurom rachunkowym
• Pozostałe zagadnienia - Wystawianie i wysyłanie faktur w KSeF w praktyce
• Narzędzia
• Aplikacje - Odbierania faktur z KSeF – integracja z oprogramowaniem firmowym
- Czy KSeF wpłynie na datę powstania obowiązku podatkowego oraz prawo do odliczenie podatku naliczonego VAT?
- Rodzaje faktur a system KSeF 2.0
• Faktura dla podatnika VAT (B2B)
• Faktura dla osoby fizycznej (faktura konsumencka)
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu (FP)
• Faktura korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
• Pozostałe faktury
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEW).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Faktura wystawiona w trybie awaryjnym oraz zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Faktura wystawiona w trybie „offline” i „offline 24”
• Faktura RR
• Samofakturowanie - Struktura logiczna JPK-FA(3):
• Podstawowy format faktury xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa, Stopka, Załącznik.
• Omówienie przykładu faktury
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pól dodatkowych takich jak GTU, TP, Procedury, Adnotacje itd.
• Wiersze faktury i unikalny numer wiersza faktury.
• Załącznik do faktury ustrukturyzowanej FA(3)
• Inne zmiany dotyczące FA(3) - Wizualizacja faktury – obowiązek oznaczenia faktury kodem QR)
• Kod QR (link do strony www)
• Kod QR Certyfikat - Obowiązek podawania NIP przez nabywcę oraz związane z tym obowiązki wystawcy faktury
- Obowiązek dostarczenia e-faktury w sposób uzgodniony z nabywcą
• Podmiot zagraniczny
• Brak nr NIP
• Faktura konsumencka
• Tryb awaryjny - Certyfikat wystawcy e-faktur (certyfikat KSeF)
• Znaczenie i zastosowanie
• MCU (moduł certyfikatów i uprawnień) – procedura generowania
• Ryzyko nadużyć oraz zasady ochrony - Kiedy możliwe będzie wystawienie duplikatów?
- Korekty i rozliczenie korekt wynikających w faktur ustrukturyzowanych (zasady korekty podatku należnego i naliczonego – usunięcie not korygujących)
- Praktyczne konsekwencje likwidacji noty korygującej
- Zmiany w zasadach rozliczania faktur korygujących „in minus”
- Odstępstwa od obowiązku stosowania KSeF – faktury spoza systemu (faktury B2C w KSeF).
- Awarie i niedostępność KSeF, a fakturowanie i dodatkowe obowiązki.
- Obowiązek przesyłania faktur do KSeF
- Faktury wystawiane w trybie „offline”.
• Awaria systemu KSeF
• Awaria systemu fakturowania podatnka
• Niedostępność KSeF - System „offline 24” (cel, zasady, wykorzystanie, ryzyka)
- Faktury wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych
- Zasady wystawiania faktur konsumenckich – brak obowiązku stosowania KSeF oraz praktyczne konsekwencje
- Obowiązek ułatwienia dostępu do KSeF
- Kiedy nadawane są kody „QR” oraz sposób ich nadawania.
• Dostarczenie oraz użycie faktur poza KSeF
• Tryb awaryjny
• Tryby offline - Załączniki w KSeF
• W jakich przypadkach można wystawiać faktury z załącznikiem
• Moduł zgłoszeń faktur za załącznikiem
• Konsekwencje nie spełnienia warunków ustawowych
• Załącznik wysyłany poza KSeF – opcja - Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
- Spodziewane problemy związane z wdrożeniem KSeF i jego stosowaniem.
- Oznaczanie opisu płatności numerem KSeF
- Sankcje związane z nieprawidłowościami w stosowaniu KSeF.
- Okres przejściowy dla faktur z kas fiskalnych
- Okres przejściowy dla paragonu z NIP do 450 zł
- Preferencje dla małych podmiotów –przesuniecie obowiązku KSeF na rok 2027 jeżeli nie wystawia faktur na kwotę powyżej 10.000 zł miesięcznie?
- Skrócenie terminów zwrotu nadwyżki podatku naliczonego VAT
- Zmiany w JPK_VAT w związku z wprowadzenie KSeF
- Wpływ KSeF na JPK_CIT i JPK_PIT
- Znaczenie KSeF dla planu kontroli podatkowych – na co zwracać uwagę?
- Wątpliwości związane z KSeF:
• Data wystawienia faktury w związku ze stanowiskiem MF
• Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej z naruszeniem obowiązku KSeF (w roku 2026 brak sankcji)
• Pozostałe zagadnienia - Jak przygotować się do obligatoryjnego systemu KSeF?
• Analiza możliwości technicznych (nieprawidłowości systemu F/K, integracja wielu systemów itp.)
• Infrastruktura informatyczna
• Wprowadzenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
• Nadawanie uprawnień
• Organizacja procesu oraz zmiany w procesach wystawiania i odbiory faktur
• Weryfikacja poprawności kwalifikacji podatkowej transakcji
• Szkolenia dla pracowników
• Przegląd zawartych umów (aneksy) - Warsztaty – przykładowe wystawienie faktury w systemie KSeF (online)